Sehr geehrte Damen und Herren,

zum 1. November 2024 hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit der Vergabe der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) begonnen.

Diese dient der eindeutigen steuerlichen Identifikation aller wirtschaftlich tätigen Personen und Unternehmen in Deutschland und bleibt dauerhaft bestehen.

1. Worum handelt es sich bei der W-IdNr.?

• Die Wirtschafts-ID ersetzt nicht die bisherige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder die Steuer-ID, sondern ergänzt diese.
• Unternehmen mit bestehender USt-IdNr. erhalten die W-IdNr. automatisch, bestehend aus der bisherigen USt-IdNr. ergänzt um ein fünfstelliges Ordnungsmerkmal (z. B. DE123456789-00001). Diese -00001 ist bei allen Unternehmen mit USt-IdNr. identisch. Sie wird einfach an die bisherige USt-IdNr. angefügt.    
• Alle wirtschaftlich tätigen Personen, Freiberufler und Arbeitgeber erhalten ebenfalls eine W-IdNr., auch private Haushalte mit angemeldeten Minijob-Kräften.

2. Wofür wird die W-IdNr. benötigt?

Die W-IdNr. muss künftig in verschiedenen steuerlichen und wirtschaftlichen Prozessen angegeben werden, u.a.:

• Bei Meldungen nach dem Grunderwerbsteuergesetz (z. B. bei Grundstücksübertragungen, Fusionen, Anteilsvereinigungen).
• Bei der Ausstellung von Steuerbescheinigungen für Dividenden und Ausschüttungen.
• Bei der Kundenlegitimation durch Banken und Kreditinstitute im Rahmen des Geldwäschegesetzes.
• Im Impressum von geschäftlichen Internetseiten, falls eine W-IdNr. zugeteilt wurde.

3. Wie erhalten Sie Ihre W-IdNr.?

Die Vergabe erfolgt automatisch in drei Stufen:

1. Ab November 2024: Unternehmen mit USt-IdNr. erhalten automatisch eine W-IdNr. (Ist IMMER die UST-IdNr und dann -00001).
2. Ab Dezember 2024: Wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr., aber mit steuerlicher Erfassung, erhalten ihre W-IdNr. über das ELSTER-Portal.
3. Ab Juli 2025: Alle übrigen wirtschaftlich Tätigen erhalten die W-IdNr.

Wichtig: Die Vergabe erfolgt nicht per Brief, sondern elektronisch über das ELSTER-Benutzerkonto. Falls Sie noch kein ELSTER-Konto haben, empfehlen wir die Registrierung.

4. Keine Übergangsfrist – Sofortige Anwendung erforderlich

• Obwohl die Einführung der W-IdNr. lange geplant war, gibt es keine Übergangsfrist.
• Die W-IdNr. ist ab sofort zu verwenden, insbesondere bei steuerlichen Erklärungen und behördlichen Meldungen.
• Notare, Gerichte und Finanzbehörden sind bereits verpflichtet, die W-IdNr. in steuerlichen Verfahren zu berücksichtigen.
• Banken und Kreditinstitute sind angehalten, die W-IdNr. bei der Kontoeröffnung und der Identifikation wirtschaftlich Berechtigter zu erfassen.

5. Verpflichtung zur Angabe im Impressum

• Unternehmen, die eine W-IdNr. erhalten haben, müssen diese im Impressum ihrer Website nennen (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 TMG).
• Die Bezeichnung der W-IdNr. auf Englisch lautet "business identification number" und sollte in internationalen Impressen entsprechend angegeben werden.

6. (Noch) Keine Pflichtangabe auf Rechnungen

• Die W-IdNr. muss aktuell nicht auf Rechnungen, Lieferscheinen oder Geschäftsbriefen genannt werden.
• Es ist jedoch wahrscheinlich, dass diese Anforderung in Zukunft eingeführt wird.

7. Handlungsbedarf für Sie

• Falls Sie bereits eine USt-IdNr. besitzen, haben Sie Ihre W-IdNr. automatisch erhalten.
• Prüfen Sie Ihr ELSTER-Konto, um Ihre W-IdNr. abzurufen.
• Ergänzen Sie Ihre Unternehmensunterlagen und das Impressum entsprechend.
• Bei neuen Verträgen oder steuerlichen Meldungen geben Sie Ihre W-IdNr. an.

Für Rückfragen oder Unterstützung bei der Umstellung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Sichtwerk Partnerschaft mbB